Job #: F10876 | Added Date: 12/04/2025
Associate/ Operations Staff
ACCOUNTING & FINANCE
- Full-time
- 50-60K
- Region: US
- Location: NYC , NY
Overview
Midtown bank is seeking an Associate/ Operations Staff who is responsible for performing all clerical work related to loan, money market, and securities transactions (including CD) and preparing various reports for submission to Head Office, as well as to US and Japanese regulatory agencies.
Description
GENERAL SUMMARY
The individual in this position is responsible for performing all clerical work related to loan, money market, and securities transactions (including CD) and preparing various reports for submission to Head Office, as well as to US and Japanese regulatory agencies.
MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1) Loan Operations
• Liaison for customers and agencies by collecting and/or confirming loan information with agents or customers, dispatching confirmation letters to customers (direct loan), receiving confirmation letters from agents/customers (indirect loan), and receiving and filing Promissory Notes (Japanese-Loan).
• Conduct cash flow operations by preparing and delivering funding notices to the Treasury Department and monitoring incoming funds.
• Conduct GBS operations (loan and guarantee transaction bookkeeping) by preparing GBS input sheets and entering data into GBS.
• Prepare reports relating to market risk control.
2) Money Operations
• Liaison with counterparties and brokers by confirming direct money deals with the counterparty, dispatching confirmation letters for each money deal, and receiving and checking confirmation letters from counterparties and brokers.
• Conduct money transfer operations by transferring money directly and by requesting money transfers to the custodian banks where The Branch has deposit accounts for securities settlements.
• Monitor cash flow (debits and credits from The Branch’s accounts) by checking the Money Transfer Balance each day to confirm debits and credits, contacting agencies and/or customer to immediately solve any problems regarding failed payments, or discrepancies, printing release reports after the release of a money transfer, and checking the GBS account balance.
• Conduct GBS operations (money transaction bookkeeping) by preparing GBS input sheets and entering data into GBS.
3) Security Operations
• Liaison with custodians and counterparties by corresponding with each custodian for securities transactions and corresponding with each counterparty for SWAP transactions.
• Conduct cash flow operations by preparing funding notices for the Treasury Department and preparing money transfers, in addition to monitoring incoming funds.
• Conduct GBS operations (securities transaction bookkeeping) by preparing GBS input sheets and entering data into GBS.
•
4) Reporting Operations
• Prepare reports for Head Office, the Federal Reserve Bank of NY, the New York State Department of Financial Services, and Japanese regulatory agencies, etc.
• Conduct securities revaluation by collecting the market price of each security from Head Office, custodian, or counterparty and preparing spreadsheets.
• Assist the Operations Manager with revising and updating operational procedures and manuals.
• Assist the Middle Office Manager by managing the GBS System, entering GBS input sheets daily, and printing out monthly data sheets.
• Complete brokerage payments by reconciling brokerage statements with GBS data sheets, preparing GBS input sheets, entering data into GBS, and wiring payments to brokers.
• Conduct GBS data entry for the General Affairs Department.
5) Others
• Complete responsibilities and special projects as assigned occasionally by the management.
• Assist and help other sections of the Operations Department.
• Perform all other duties as assigned by the General Manager and Senior Deputy General Manager.
職務概要（GENERAL SUMMARY）
本ポジションは、ローン、マネーマーケット、有価証券（CDを含む）に関する一連の事務業務を担当し、また本店および米国・日本の各種規制当局へ提出する各種レポートの作成を行う責任を有します。
主な職務内容（MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES）
1）ローン業務（Loan Operations）
代理店・顧客との連絡窓口として、ローン情報の収集・確認、顧客への確認書送付（Direct Loan）、代理店/顧客からの確認書受領（Indirect Loan）、約束手形の受領・保管（Japanese Loan）を行う。
資金決済業務として、Treasury 部門向けのファンディング通知の作成・提出、入金確認を行う。
GBS オペレーション（ローン・保証取引の帳簿記入）として、GBS インプットシートの作成および GBS へのデータ入力を行う。
市場リスク管理に関するレポートの作成。
2）マネー業務（Money Operations）
カウンターパーティーおよびブローカーとの連絡窓口として、マネー取引内容の確認、取引ごとの確認書送付、カウンターパーティー/ブローカーからの確認書受領および内容確認を行う。
資金振替業務として、直接の送金処理に加え、証券決済用にブランチが保有する預金口座のカストディアンバンクへの送金依頼を行う。
現金収支（口座の入出金）を管理し、Money Transfer Balance の日次確認、誤送金・差異発生時の即時対応、送金リリース後のレポート印刷、GBS 残高照合を行う。
GBS オペレーション（マネー取引の帳簿記入）として、GBS インプットシートの作成および GBS データ入力を行う。
3）有価証券業務（Security Operations）
カストディアンおよびカウンターパーティーとの連絡窓口として、証券取引に関する連絡対応、SWAP 取引に関する連絡対応を行う。
資金決済業務として、Treasury 部門向けのファンディング通知作成、送金指示書作成、入金のモニタリングを行う。
GBS オペレーション（証券取引の帳簿記入）として、GBS インプットシートの作成および GBS データ入力を行う。
4）レポーティング業務（Reporting Operations）
本店、NY連邦準備銀行、ニューヨーク州金融サービス局、日本の規制当局等に提出するレポートの作成。
証券再評価業務として、本店・カストディアン・カウンターパーティーより市場価格を収集し、スプレッドシートを作成。
Operations Manager の指示のもと、オペレーション手順書・マニュアルの改訂・更新を補佐。
Middle Office Manager を補佐し、GBS システム管理、GBS インプットシートのデイリー入力、月次データシートの印刷を行う。
ブローカレッジ支払い業務として、ブローカレッジステートメントと GBS データの照合、GBS インプットシート作成・入力、ブローカーへの送金処理を行う。
総務部門向け GBS データ入力業務も担当する。
5）その他（Others）
必要に応じ、管理職より割り当てられる業務や特別プロジェクトへの対応。
オペレーション部門内の他セクションの業務支援。
General Manager および Senior Deputy General Manager が指示するその他の業務全般。
上司（REPORTS TO）
Operations Manager
資格・要件（QUALIFICATION）
1）経験・学歴（Experience and Education）
4年制大学卒業、または同等の学歴。
経験者優遇（必須ではない）。
上記に相当する学歴・職務経験の組み合わせも可。
2）スキル・能力（Skills and Abilities）
言語：英語 — ネイティブレベル。
PCスキル：Microsoft Word、Excel、Email、社内データベース使用経験。
複数の業務プレッシャーに柔軟かつ的確に対応できること。
情報・アイデアを明確かつ建設的に伝達できる能力。
3）身体要件（Physical Requirements）
最大10ポンド程度の物品を、必要に応じて補助器具の有無にかかわらず持ち上げ・移動できること。
必要に応じて長時間の座位・立位・歩行が可能であること（補助器具の有無にかかわらず）。
雇用区分（EMPLOYEE STATUS）
Non-Exempt（非管理職・残業対象職）
The individual in this position is responsible for performing all clerical work related to loan, money market, and securities transactions (including CD) and preparing various reports for submission to Head Office, as well as to US and Japanese regulatory agencies.
MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1) Loan Operations
• Liaison for customers and agencies by collecting and/or confirming loan information with agents or customers, dispatching confirmation letters to customers (direct loan), receiving confirmation letters from agents/customers (indirect loan), and receiving and filing Promissory Notes (Japanese-Loan).
• Conduct cash flow operations by preparing and delivering funding notices to the Treasury Department and monitoring incoming funds.
• Conduct GBS operations (loan and guarantee transaction bookkeeping) by preparing GBS input sheets and entering data into GBS.
• Prepare reports relating to market risk control.
2) Money Operations
• Liaison with counterparties and brokers by confirming direct money deals with the counterparty, dispatching confirmation letters for each money deal, and receiving and checking confirmation letters from counterparties and brokers.
• Conduct money transfer operations by transferring money directly and by requesting money transfers to the custodian banks where The Branch has deposit accounts for securities settlements.
• Monitor cash flow (debits and credits from The Branch’s accounts) by checking the Money Transfer Balance each day to confirm debits and credits, contacting agencies and/or customer to immediately solve any problems regarding failed payments, or discrepancies, printing release reports after the release of a money transfer, and checking the GBS account balance.
• Conduct GBS operations (money transaction bookkeeping) by preparing GBS input sheets and entering data into GBS.
3) Security Operations
• Liaison with custodians and counterparties by corresponding with each custodian for securities transactions and corresponding with each counterparty for SWAP transactions.
• Conduct cash flow operations by preparing funding notices for the Treasury Department and preparing money transfers, in addition to monitoring incoming funds.
• Conduct GBS operations (securities transaction bookkeeping) by preparing GBS input sheets and entering data into GBS.
•
4) Reporting Operations
• Prepare reports for Head Office, the Federal Reserve Bank of NY, the New York State Department of Financial Services, and Japanese regulatory agencies, etc.
• Conduct securities revaluation by collecting the market price of each security from Head Office, custodian, or counterparty and preparing spreadsheets.
• Assist the Operations Manager with revising and updating operational procedures and manuals.
• Assist the Middle Office Manager by managing the GBS System, entering GBS input sheets daily, and printing out monthly data sheets.
• Complete brokerage payments by reconciling brokerage statements with GBS data sheets, preparing GBS input sheets, entering data into GBS, and wiring payments to brokers.
• Conduct GBS data entry for the General Affairs Department.
5) Others
• Complete responsibilities and special projects as assigned occasionally by the management.
• Assist and help other sections of the Operations Department.
• Perform all other duties as assigned by the General Manager and Senior Deputy General Manager.
REPORTS TO
• Operations ManagerTranslation (日本語訳についての注意事項) 以下の日本語訳は、情報を正確に伝えることを目的としていますが、翻訳上の解釈や表現に誤りが含まれる場合があります。その際は、英語原文が優先されるものとします。内容に関して疑義が生じた場合、または解釈に不明点がある場合には、英語版を基準としてご確認いただきますようお願いいたします。クライアントより提供された公式な職務内容は、面接前に候補者の方へ共有いたします。
The official job description provided by our client will be shared with the candidate prior to the interview.
職務概要（GENERAL SUMMARY）
本ポジションは、ローン、マネーマーケット、有価証券（CDを含む）に関する一連の事務業務を担当し、また本店および米国・日本の各種規制当局へ提出する各種レポートの作成を行う責任を有します。
主な職務内容（MAJOR DUTIES AND RESPONSIBILITIES）
1）ローン業務（Loan Operations）
代理店・顧客との連絡窓口として、ローン情報の収集・確認、顧客への確認書送付（Direct Loan）、代理店/顧客からの確認書受領（Indirect Loan）、約束手形の受領・保管（Japanese Loan）を行う。
資金決済業務として、Treasury 部門向けのファンディング通知の作成・提出、入金確認を行う。
GBS オペレーション（ローン・保証取引の帳簿記入）として、GBS インプットシートの作成および GBS へのデータ入力を行う。
市場リスク管理に関するレポートの作成。
2）マネー業務（Money Operations）
カウンターパーティーおよびブローカーとの連絡窓口として、マネー取引内容の確認、取引ごとの確認書送付、カウンターパーティー/ブローカーからの確認書受領および内容確認を行う。
資金振替業務として、直接の送金処理に加え、証券決済用にブランチが保有する預金口座のカストディアンバンクへの送金依頼を行う。
現金収支（口座の入出金）を管理し、Money Transfer Balance の日次確認、誤送金・差異発生時の即時対応、送金リリース後のレポート印刷、GBS 残高照合を行う。
GBS オペレーション（マネー取引の帳簿記入）として、GBS インプットシートの作成および GBS データ入力を行う。
3）有価証券業務（Security Operations）
カストディアンおよびカウンターパーティーとの連絡窓口として、証券取引に関する連絡対応、SWAP 取引に関する連絡対応を行う。
資金決済業務として、Treasury 部門向けのファンディング通知作成、送金指示書作成、入金のモニタリングを行う。
GBS オペレーション（証券取引の帳簿記入）として、GBS インプットシートの作成および GBS データ入力を行う。
4）レポーティング業務（Reporting Operations）
本店、NY連邦準備銀行、ニューヨーク州金融サービス局、日本の規制当局等に提出するレポートの作成。
証券再評価業務として、本店・カストディアン・カウンターパーティーより市場価格を収集し、スプレッドシートを作成。
Operations Manager の指示のもと、オペレーション手順書・マニュアルの改訂・更新を補佐。
Middle Office Manager を補佐し、GBS システム管理、GBS インプットシートのデイリー入力、月次データシートの印刷を行う。
ブローカレッジ支払い業務として、ブローカレッジステートメントと GBS データの照合、GBS インプットシート作成・入力、ブローカーへの送金処理を行う。
総務部門向け GBS データ入力業務も担当する。
5）その他（Others）
必要に応じ、管理職より割り当てられる業務や特別プロジェクトへの対応。
オペレーション部門内の他セクションの業務支援。
General Manager および Senior Deputy General Manager が指示するその他の業務全般。
上司（REPORTS TO）
Operations Manager
資格・要件（QUALIFICATION）
1）経験・学歴（Experience and Education）
4年制大学卒業、または同等の学歴。
経験者優遇（必須ではない）。
上記に相当する学歴・職務経験の組み合わせも可。
2）スキル・能力（Skills and Abilities）
言語：英語 — ネイティブレベル。
PCスキル：Microsoft Word、Excel、Email、社内データベース使用経験。
複数の業務プレッシャーに柔軟かつ的確に対応できること。
情報・アイデアを明確かつ建設的に伝達できる能力。
3）身体要件（Physical Requirements）
最大10ポンド程度の物品を、必要に応じて補助器具の有無にかかわらず持ち上げ・移動できること。
必要に応じて長時間の座位・立位・歩行が可能であること（補助器具の有無にかかわらず）。
雇用区分（EMPLOYEE STATUS）
Non-Exempt（非管理職・残業対象職）
Requirements
QUALIFICATION
1) Experience and Education
• Bachelor's degree or equivalent from four-year college or university.
• Some experience preferred but not required.
• Equivalent combination of education and experience as above.
2) Skills and Abilities
• Language: English - Native level fluency.
• Computer: Microsoft Word, Excel, Email, and Internal Databases.
• Must be tactful, mature, flexible, and able to successfully respond to multiple work pressures.
• Must be able to productively convey ideas and information.
3) Physical Requirements
• Must be able to occasionally lift and/or move up to ten pounds with or without assistance and/or accommodation.
• Must be able to sit, stand, and walk for extended periods of time with or without assistance and/or accommodation.
5. EMPLOYEE STATUS
• Non - Exempt Employee
