Administrative & Logistics Coordinator

Location: Santa Clara, CA
Industry: Major Trading Company
Department: Metals & Mineral Resources
FLSA Status: Non-Exempt

POSITION SUMMARY

A major trading company is seeking an Administrative & Logistics Coordinator to support its Metals & Mineral Resources team.

This position is responsible for coordinating domestic and international shipments, preparing invoices and shipping documentation, managing purchase orders and delivery schedules, and supporting day-to-day import/export and accounting-related operations.

The ideal candidate will have experience in logistics, import/export, accounting, or a related field and be comfortable working in a fast-paced, multicultural business environment.

KEY RESPONSIBILITIES

• Coordinate shipments based on customer requirements and prepare invoices and shipping documentation.

• Prepare purchase orders and monitor delivery schedules.

• Provide customers with updates regarding shipment and delivery status.

• Expedite shipments, deliveries, and other import/export processes between suppliers and customers.

• Maintain import/export compliance documentation and verify applicable import duty rates.

• Resolve customer inquiries related to product fulfillment, delivery, and billing.

• Support the sales team through effective internal communication and operational coordination.

• Manage Accounts Receivable and Accounts Payable related to assigned business activities.

• Monitor AR/AP activity and ensure compliance with company policies and procedures.

• Provide general administrative and operational support.

• Assist with special projects as assigned.

QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree in Business or a related field, or equivalent professional experience.

• 1–2 years of experience in accounting, logistics, import/export, or a related field.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Strong organizational skills and attention to detail.

• Ability to work effectively in a multicultural business environment.

• Strong proficiency in Microsoft Excel and Word.

• Experience working with industrial products is preferred.

• Japanese-English bilingual ability is preferred but not required.

CERTIFICATION

No specific certification required.

ABOUT THE OPPORTUNITY

This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional who is interested in developing experience across logistics, international trade, accounting, and business operations within a major trading company.

DISCLAIMER

Certain identifying details about the hiring company have been intentionally omitted or modified in this posting to maintain client confidentiality. The official job description provided by the client will be shared with qualified candidates prior to the interview process. Job responsibilities, qualifications, compensation, and other employment terms are subject to change based on the hiring company’s requirements.

ポジション名:
Administrative & Logistics Coordinator
管理・物流コーディネーター

勤務地:
Santa Clara, CA

業種:
大手商社

部門:
Metals & Mineral Resources
金属・資源関連部門

雇用区分:
Non-Exempt

ポジション概要

大手商社の金属・資源関連部門にて、Administrative & Logistics Coordinatorを募集しています。

このポジションでは、国内外の出荷手配、InvoiceやShipping Documentsなどの書類作成、Purchase Orderの管理、納期管理、輸出入関連業務、Accounts Receivable / Accounts Payableの管理などを担当します。

物流、輸出入、経理、営業サポートなど幅広い業務に携わるため、正確な事務処理能力に加え、社内外の関係者と円滑にコミュニケーションを取れる方に適したポジションです。

主な業務内容

・顧客の要望に基づく出荷手配およびスケジュール調整

・Invoice、Shipping Documentsなどの出荷関連書類の作成

・Purchase Orderの作成および管理

・納期、配送スケジュールの管理および顧客へのアップデート

・仕入先から顧客までの輸出入、配送プロセスの進捗管理

・出荷、納品、その他輸出入プロセスに関するExpedite対応

・輸出入に関するコンプライアンス要件および関連書類の管理

・Import Duty Rate（輸入関税率）の確認

・商品納入、請求等に関する顧客からの問い合わせ対応

・社内コミュニケーションを通じた営業チームのサポート

・Accounts Receivable（売掛金）およびAccounts Payable（買掛金）の管理

・担当ビジネスに関する売掛金、買掛金のモニタリングおよび社内ポリシーに沿った管理

・その他、一般的なオペレーションサポート

・その他、特別プロジェクトのサポート

応募資格

・Businessまたは関連分野のBachelor’s Degree（学士号）、または同等の実務経験

・Accounting、Logistics、Import/Export、または関連業務の実務経験1～2年程度

・優れた英語でのWrittenおよびVerbal Communication Skills

・正確な事務処理能力と細部への注意力

・複数の業務を整理し、優先順位をつけて対応できる方

・多文化なビジネス環境で円滑に業務を進められる方

・Microsoft ExcelおよびWordの高い操作スキル

・Industrial Products（工業製品・産業関連製品）の取扱経験があれば尚可

・日本語・英語のバイリンガルスキルがあれば尚可

資格

特定の資格は必要ありません。

ポジションの魅力

物流、国際貿易、経理、営業サポートなど、幅広いビジネスオペレーションに携わることができるポジションです。

大手商社の金属・資源関連ビジネスにおいて、輸出入や物流の実務経験をさらに広げたい方に適した機会です。

DISCLAIMER

採用企業の機密保持のため、本求人情報では企業を特定できる一部の情報を意図的に省略または変更しています。

クライアント企業より提供された正式な職務内容については、選考対象となる候補者に面接前に共有いたします。

業務内容、応募資格、給与、その他の雇用条件については、採用企業の都合により変更となる場合があります。