Sales Operations & Procurement Coordinator
ADMINISTRATIVE & OFFICE
- Full-time
- $24.50 to $26.00 / hour
- Region: US
- Location: NYC , NY
Overview
A large system integrator is seeking a Sales Operations & Procurement Coordinator to support sales administration, procurement operations, vendor coordination, order processing, and internal reporting. This position will be responsible for managing the end-to-end sales order process, including quotations, purchase orders, delivery coordination, invoicing, contract administration, and vendor communication. The role will also support the sales and engineering teams by obtaining pricing, lead times, product information, and procurement-related data. The ideal candidate will be detail-oriented, organized, and comfortable working with both internal teams and external vendors. Japanese and English bilingual skills are required.
Description
Sales Support & Quoting:
Prepare price quotations for license renewals, maintenance contract renewals, and standard system integration projects.
Create invoices through the company’s internal ERP system.
Work closely with the billing and accounting teams to ensure invoice accuracy.
Follow up on accounts receivable matters as needed.
Respond to customer inquiries on behalf of the sales team.
Support contract administration, including renewals, modifications, and terminations.
Manage annual warranty renewal processes for customers.
Procurement & Purchasing:
Obtain vendor quotes, lead times, product specifications, and other purchasing-related information.
Prepare and process purchase orders by confirming specifications, pricing, and internal approvals.
Coordinate with sales, engineering, purchasing, accounting, and vendor teams.
Place orders with distributors and suppliers.
Track and expedite deliveries to ensure timely fulfillment.
Confirm receipt of goods and resolve shipment discrepancies.
Reconcile purchase documentation and vendor invoices for approval and payment processing.
Manage vendor quotes, purchase orders, delivery schedules, and related records.
Negotiate pricing, volume discounts, and favorable terms with software and hardware vendors when applicable.
Support cost-saving efforts through vendor programs, rebates, and other available purchasing incentives.
Systems & Data Management:
Maintain accurate sales, purchasing, and operational records in the company’s internal ERP system.
Update and manage Excel files and sales-related data.
Prepare data analysis reports to support sales and procurement operations.
Assist with project profitability tracking and reporting.
Coordinate with internal IT and accounting teams to resolve system or data-related issues.
Collect, analyze, and summarize purchasing and operational data to support planning and identify trends.
Warehouse & Inventory Support:
Support warehouse-related tasks, including shipping, receiving, and inventory coordination.
Monitor inventory and assist with delivery and logistics coordination as needed.
Process Improvement & Administrative Duties:
Support workflow improvement initiatives across departments.
Prepare operational manuals, internal documentation, and reports.
Provide general administrative support to the sales team.
Perform other duties as assigned by management.
Translation (日本語訳についての注意事項) 以下の日本語訳は、情報を正確に伝えることを目的としていますが、翻訳上の解釈や表現に誤りが含まれる場合があります。その際は、英語原文が優先されるものとします。内容に関して疑義が生じた場合、または解釈に不明点がある場合には、英語版を基準としてご確認いただきますようお願いいたします。クライアントより提供された公式な職務内容は、面接前に候補者の方へ共有いたします。
The official job description provided by our client will be shared with the candidate prior to the interview.
Job Title: Sales Operations & Procurement Coordinator
ポジション名：営業オペレーション・購買コーディネーター
Location: New York, NY
勤務地：ニューヨーク州ニューヨーク
Employment Type: Full-Time
雇用形態：正社員
Industry: Information Technology / System Integration
業界：IT / システムインテグレーション
Position Summary:
大手システムインテグレーターにて、営業事務、購買業務、ベンダー対応、受発注処理、社内レポート作成などを担当する Sales Operations & Procurement Coordinator を募集しています。
このポジションでは、見積作成、発注書処理、納期調整、請求処理、契約管理、ベンダーとのコミュニケーションなど、営業オーダーに関わる一連の業務を担当していただきます。また、営業チームおよびエンジニアリングチームをサポートし、価格、納期、製品情報、購買関連データの取得・管理も行います。
細かい確認作業を正確に行える方、複数の業務を整理して進められる方、社内外の関係者と円滑にコミュニケーションが取れる方に適したポジションです。日本語・英語のバイリンガルスキルが必要です。
Key Responsibilities:
Sales Support & Quoting:
既存ライセンスや保守契約の更新、標準的なシステムインテグレーション案件に関する見積書の作成
社内ERPシステムを使用した請求書の作成
請求内容の正確性を確認するため、経理・請求チームとの連携
必要に応じた売掛金関連のフォローアップ
営業チームに代わって顧客からの問い合わせ対応
契約更新、変更、終了などの契約管理サポート
顧客ごとの年間保守・保証更新業務の管理
Procurement & Purchasing:
ベンダーからの見積、納期、製品仕様、その他購買関連情報の取得
仕様、価格、社内承認を確認した上での発注書作成・処理
営業、エンジニアリング、購買、経理、ベンダー各チームとの調整
販売代理店・サプライヤーへの発注処理
納期の確認、追跡、必要に応じた納期調整
入荷商品の確認および出荷・納品に関する不一致の解決
支払承認に必要な購買書類およびベンダー請求書の照合
ベンダー見積、発注書、納期スケジュール、関連記録の管理
必要に応じたソフトウェア・ハードウェアベンダーとの価格交渉、数量割引、契約条件の調整
ベンダープログラム、リベート、その他購買インセンティブを活用したコスト削減サポート
Systems & Data Management:
社内ERPシステムにおける営業、購買、オペレーション関連データの正確な管理
Excelファイルおよび営業関連データの更新・管理
営業・購買業務をサポートするためのデータ分析レポート作成
プロジェクトの収益性管理・レポート作成サポート
システムやデータに関する問題について、社内ITおよび経理チームとの連携
購買・オペレーションデータの収集、分析、要約、および傾向把握
Warehouse & Inventory Support:
出荷、受領、在庫管理など倉庫関連業務のサポート
在庫状況の確認および納品・物流調整のサポート
Process Improvement & Administrative Duties:
部門間の業務フロー改善に関するサポート
業務マニュアル、社内資料、各種レポートの作成
営業チームへの一般事務サポート
その他、上司から指示された関連業務
Requirements
Qualifications:
Prior experience in sales operations, procurement, purchasing, order processing, logistics coordination, or related administrative support.
Experience in the IT, system integration, telecommunications, software, hardware, or technology services industry is preferred.
Familiarity with ERP systems is preferred.
Strong Excel and data management skills.
Strong attention to detail and ability to manage multiple tasks.
Excellent organizational and follow-up skills.
Ability to communicate professionally with customers, vendors, and internal teams.
Japanese and English bilingual skills required.
Required Languages:
Japanese and English
Compensation:
$24.50 to $26.00 per hour
Benefits:
Medical, dental, and vision coverage
Basic life insurance and AD&D
Short-term and long-term disability insurance
Flexible Spending Account (FSA)
401(k) with company match
Paid time off, including vacation, sick leave, floating holidays, and paid holidays
Tuition reimbursement program
Employee assistance program
Employee wellbeing support program
About the Company:
Our client is a large system integrator with a strong presence in the United States and global business operations. The company provides IT infrastructure, network, data center, system integration, and managed service solutions to corporate clients across various industries.
The company offers a stable work environment, opportunities to work with both U.S. and Japanese business teams, and exposure to a broad range of technology-related services and procurement operations.
Location: New York, NY
Employment Type: Full-Time
Industry: Information Technology / System Integration
Qualifications:
営業事務、購買、発注処理、物流調整、または関連する事務サポートの経験
IT、システムインテグレーション、通信、ソフトウェア、ハードウェア、テクノロジーサービス業界での経験があれば尚可
ERPシステムの使用経験があれば尚可
Excelおよびデータ管理スキル
細部まで正確に確認できる注意力
複数の業務を同時に管理できる組織力・フォローアップ力
顧客、ベンダー、社内チームと円滑にやり取りできるコミュニケーション力
日本語・英語のバイリンガルスキル必須
Required Languages:
日本語・英語
Compensation:
時給 $24.50 ～ $26.00
Benefits:
医療保険、歯科保険、眼科保険
生命保険およびAD&D保険
短期・長期障害保険
Flexible Spending Account（FSA）
401(k) プラン、会社マッチあり
有給休暇、病欠休暇、フローティングホリデー、会社指定の有給祝日
授業料補助制度
Employee Assistance Program（EAP）
従業員向けウェルビーイング支援プログラム
About the Company:
クライアント企業は、米国に強い事業基盤を持ち、グローバルに事業を展開する大手システムインテグレーターです。ITインフラ、ネットワーク、データセンター、システムインテグレーション、マネージドサービスなど、幅広いソリューションを法人顧客に提供しています。
安定した就業環境の中で、米国および日本のビジネスチームと連携しながら、テクノロジー関連サービスおよび購買オペレーションに幅広く関わることができるポジションです。
