Job #: F10930 | Added Date: 06/18/2026
Sales & Logistics Coordinator
IMPORT / EXPORT
- Full-time
- 60 to 65K
- Region: US
- Location: Westchester County , NY
Overview
A major international trading company is seeking a candidate to support customer service, logistics coordination, order processing, invoicing, sales support, and inventory control. The role involves communicating with customers, suppliers, vendors, logistics providers, and internal sales teams to ensure smooth order fulfillment and timely delivery. Responsibilities include processing customer orders, preparing invoices, tracking shipments, reviewing logistics documents, and coordinating domestic and international shipping arrangements. The position also supports import/export documentation, freight coordination, billing-related follow-up, insurance claims, and inventory tracking. The ideal candidate should have 3 to 5 years of experience in logistics, customer service, sales support, order management, or a related administrative function. Strong Microsoft Office skills, especially Excel, Word, and Outlook, are required. The company is looking for someone who is detail-oriented, organized, proactive, and able to manage multiple tasks with strong follow-up. This position is well suited for candidates with experience in trading, manufacturing, distribution, import/export, logistics, or supply chain-related environments.
Description
A major international trading company is seeking a Sales & Logistics Coordinator to support customer service, logistics coordination, order processing, invoicing, inventory control, and sales administration. This role requires strong attention to detail, excellent communication skills, and the ability to coordinate effectively with customers, vendors, suppliers, internal sales teams, and logistics partners.
Key Responsibilities
Customer Service and Order Management
Receive and process customer orders using internal business systems.
Prepare invoices and related customer documentation.
Respond to customer inquiries and resolve service-related issues in a timely and professional manner.
Maintain positive working relationships with customers, vendors, suppliers, and internal teams.
Monitor shipment status and provide updates to relevant parties.
Review customer ordering trends and report unusual activity or missed orders to management.
Assist with post-billing inquiries, accounting-related follow-up, and documentation as needed.
Logistics Coordination
Coordinate domestic and international shipments.
Review shipping documents and confirm accuracy for incoming and outgoing shipments.
Prepare and process import/export documentation, including bills of lading, commercial invoices, and other required shipping paperwork.
Place purchase orders with suppliers as needed.
Arrange transportation, shipping schedules, and carrier bookings.
Obtain freight quotes, confirm shipping availability, and coordinate vessel or carrier space.
Review freight charges for accuracy and assist with claims or corrections when needed.
Process logistics-related payments, receipts, and billing support.
Assist with insurance claims and other shipment-related matters.
Support other logistics functions as assigned.
Sales Support
Provide administrative and operational support to the sales team.
Communicate with customers on behalf of sales staff as needed.
Monitor credit limits and assist with sales transaction review.
Prepare and maintain sales-related records and documentation.
Perform additional sales support duties as assigned.
Inventory Control
Monitor orders, invoices, and inventory-related records.
Help ensure inventory levels are properly maintained.
Track inventory movement and expedite deliveries when necessary.
Organize inventory records and report discrepancies to management.
Coordinate with internal teams to support timely product availability.
Location: Westchester, NY
Employment Type: Full-time
Industry: Major International Trading Company
Compensation: $60,000 – $65,000 annually, depending on experience
セールス・ロジスティクスコーディネーター
給与：年収 $60,000 – $65,000 ※経験により決定
ポジション概要
大手国際商社にて、カスタマーサービス、物流調整、受発注処理、請求書発行、在庫管理、営業サポート業務を担当するセールス・ロジスティクスコーディネーターを募集しています。細部まで正確に業務を進められる方、社内外との円滑なコミュニケーションができる方、複数の業務を優先順位をつけて対応できる方に適したポジションです。
主な業務内容
カスタマーサービス・受発注管理
顧客からの注文を受け付け、社内システムを使用して処理します。
請求書および関連書類を作成します。
顧客からの問い合わせに対応し、問題や依頼事項を迅速かつ丁寧に処理します。
顧客、仕入先、ベンダー、社内関係者との良好な関係を維持します。
出荷状況を確認し、必要に応じて関係者へ進捗を共有します。
顧客の注文傾向を確認し、通常と異なる動きや未処理の注文がある場合は上司へ報告します。
請求後の確認事項、会計関連の問い合わせ、各種書類対応をサポートします。
物流調整
国内外の出荷手配および物流調整を行います。
入出荷に関する書類を確認し、内容の正確性を確認します。
船荷証券、コマーシャルインボイス、その他輸出入に必要な書類の作成・処理を行います。
必要に応じて仕入先へ発注を行います。
輸送手配、出荷スケジュール、運送会社や船積みの手配を行います。
運賃見積りを取得し、出荷可能日程や輸送スペースを確認します。
運賃や関連費用の内容を確認し、必要に応じて修正依頼やクレーム対応をサポートします。
物流関連の支払い、領収書処理、請求関連業務をサポートします。
保険請求や出荷に関するその他の問題対応を行います。
その他、物流関連業務を必要に応じて担当します。
営業サポート
営業チームの事務・業務サポートを行います。
必要に応じて営業担当者と顧客の間に入り、連絡や調整を行います。
販売取引に関する与信限度額を確認します。
営業関連の記録、資料、書類を作成・管理します。
その他、営業サポート業務を必要に応じて担当します。
在庫管理
注文、請求書、在庫関連の記録を確認・管理します。
適切な在庫水準が維持されるようサポートします。
在庫の動きを確認し、必要に応じて納期調整や出荷促進を行います。
在庫関連データや記録を整理します。
在庫差異が発生した場合は、速やかに上司へ報告します。
商品の安定供給を支えるため、社内関係者と連携します。
応募資格
Associate Degree、または同等の経験をお持ちの方。
物流、カスタマーサービス、営業サポート、受発注処理、または関連する事務サポート業務において3〜5年程度の経験をお持ちの方。
ERPシステムまたは社内受発注管理システムの使用経験がある方は歓迎します。
Microsoft Office（Excel、Word、Outlook）を使用できる方。
日本語および英語でのビジネスコミュニケーション力をお持ちの方。
複数の業務を整理し、優先順位をつけて進められる方。
細部に注意を払い、正確にフォローアップできる方。
チームでも個人でも責任を持って業務を進められる方。
多文化・国際的なビジネス環境での勤務に抵抗のない方。
求める人物像
商社、メーカー、物流、流通、輸出入、サプライチェーン関連の環境で、物流・カスタマーサービス・営業事務をサポートしてきた方に適したポジションです。正確性、責任感、主体性があり、複数の関係者と連携しながら、受注から納品、請求までを円滑に進められる方を歓迎します。
Equal Opportunity Employer
雇用主はEqual Opportunity Employerであり、資格を満たすすべての応募者を歓迎します。
Requirements
Qualifications
Associate degree or equivalent experience required.
3 to 5 years of experience in logistics, customer service, sales support, order processing, or a related administrative support role.
Experience with ERP or internal order management systems is preferred.
Proficiency in Microsoft Office, including Excel, Word, and Outlook.
Strong written and verbal communication skills.
Excellent organizational skills and ability to prioritize multiple tasks.
High attention to detail and strong follow-up skills.
Ability to work independently and as part of a team.
Comfortable working in a multicultural and international business environment.
Ideal Candidate Profile
The ideal candidate will have experience supporting logistics, customer service, and sales administration in a trading, manufacturing, distribution, import/export, or supply chain environment. This position is well suited for someone who is detail-oriented, reliable, proactive, and comfortable coordinating with multiple parties to ensure smooth order fulfillment and customer satisfaction.
Equal Opportunity Employer
The company is an Equal Opportunity Employer and welcomes qualified applicants from all backgrounds.
