Job #: F10850 | Added Date: 10/13/2025
Contract Administrator/ Bilingual Japanese preferred but not necessary
IMPORT / EXPORT
- Full-time
- 58 to 70K
- Region: US
- Location: NYC , NY
Overview
Large import/export trading company seeks a bilingual (English/Japanese) Contract Administrator to support its Aerospace & Defense Division. Responsibilities include contract and order processing, logistics coordination, and communication with U.S. and Japan offices. Requires 3+ years of experience in international trade or logistics and proficiency in SAP and Microsoft Office.
Description
A) Objective
Support of Aerospace & Defense business operation and missions for matters related to international trade and interoffice relationship.
This position is responsible for supporting the Aerospace & Defense section functions, processing orders, maintaining sales data, and coordinating logistics and payments.
B) Duties in Aerospace & Defense Section NY Operations
1) Supports Aerospace & Defense section functions
By providing sales and marketing support for management; by negotiating prices; by receiving requests for quotation; by submitting quotations; by checking status of outstanding accounts receivable and payable, as requested; by entering accounts receivable and payable information, including sales, commission, claim cost, etc. into database; by following up on outstanding invoices.
Contract Administrator will be assigned to certain U.S. and Japanese clients to manage under supervision.
Contract Administrator will be assigned to certain U.S. and Japanese clients to manage under supervision.
2) Maintains and Processes Documentation
By entering data into computer, maintaining, organizing, filing, and distributing contract documents including Purchase Orders, Japan Contract Notes, U.S. Manufacturer’s order confirmation, Export License application, Commission invoices, Export/Import instructions, claim notes, and other related forms and data as necessary.
MTS Data entry work includes:
- Purchase Order (M37)
- Payment Instructions (M41)
- On-hand Report (M40)
- Export/Import Instructions (M38)
- Commission Invoices
- Debit/Credit Invoices (B40)
SAP will be implemented from November; knowledge/experience with SAP is preferred.
3) Coordinate Schedule and Delivery with Brokers, Customers, and Freight Forwarders
By placing orders; by requesting quotations; by following up on delivery; by arranging export shipping, including dangerous goods shipments; by tracking orders; by checking order and schedule and sending confirmations to clients; and by communicating with freight forwarders to monitor import/export shipping arrangement and related documents, and to handle automated export system entry.
4) Provides Customer Service
By handling RFQ, order delivery, and claims for various accounts; by assisting with order and delivery for various accounts; by notifying clients on changes in the status of their orders; by using purchase entry to give payment instructions; and by acting as liaison and providing answers to questions.
5) Export Laws and Regulations
By attending seminars and conferences hosted by State Department and Department of Commerce.
6) Other
SAP knowledge/experience is a plus to the position.
Translation (日本語訳についての注意事項) 以下の日本語訳は、情報を正確に伝えることを目的としていますが、翻訳上の解釈や表現に誤りが含まれる場合があります。その際は、英語原文が優先されるものとします。内容に関して疑義が生じた場合、または解釈に不明点がある場合には、英語版を基準としてご確認いただきますようお願いいたします。クライアントより提供された公式な職務内容は、面接前に候補者の方へ共有いたします。
The official job description provided by our client will be shared with the candidate prior to the interview.
部署: 航空宇宙・防衛部門（Aerospace & Defense Section）
勤務地: ニューヨーク（NY）
A) 目的
国際取引および社内外調整に関する航空宇宙・防衛事業の業務支援を行うポジションです。
本ポジションは、部門内の業務全般をサポートし、受発注処理、売上データの管理、物流および支払いに関するコーディネーションを担当します。
B) 主な業務内容（ニューヨークオペレーション）
1) 航空宇宙・防衛部門業務のサポート
マネジメントの営業・マーケティングサポート、価格交渉、見積依頼の受付、見積提出、売掛・買掛の確認、データベースへの売上・コミッション・クレーム費用等の入力、未回収請求書のフォローアップ等を行います。
担当クライアント（米国および日本企業）を割り当てられ、上司の指導のもと業務を遂行します。
2) 各種ドキュメントの管理・処理
契約関連書類（Purchase Orders, Japan Contract Notes, U.S. Manufacturer’s Order Confirmation, Export License Application, Commission Invoices, Export/Import Instructions, Claim Notesなど）の入力・整理・ファイリング・配布を行います。
MTSデータ入力業務内容:Purchase Order (M37)
Payment Instructions (M41)
On-hand Report (M40)
Export/Import Instructions (M38)
Commission Invoices
Debit/Credit Invoices (B40)
SAPシステムが11月より導入予定。SAP経験または知識をお持ちの方は歓迎します。
3) ブローカー・顧客・フォワーダーとのスケジュール／納期調整
注文発行、見積依頼、納期フォロー、危険物を含む輸出手配、受注・発送状況の確認、納期確認書の送付、フォワーダーとのやり取り（輸出入書類・自動輸出システム登録など）を通じて輸出入業務を調整します。
4) カスタマーサービス対応
RFQ、受注、納期、クレーム対応、注文・納期変更の通知、支払い指示（Purchase Entry使用）など、各顧客アカウントに対応します。
顧客との窓口として、問い合わせ対応や調整業務を行います。
5) 輸出関連法規の遵守
国務省・商務省主催のセミナーやカンファレンスに参加し、関連法令の理解と遵守を行います。
6) その他
SAPに関する知識・経験は歓迎要件です。
C) 経験・応募資格
言語スキル英語および日本語で、一般的なビジネス文書・フォーム・指示書を読解できる能力
英語および日本語で、レポート・ビジネス文書・手順書を作成できる能力
英語および日本語で、個人およびグループに対して口頭および書面でコミュニケーションできる能力
英語および日本語で、マネージャー・スタッフ・顧客・一般の方に対して効果的にプレゼンテーションを行える能力
数値スキル割引、利息、コミッション、比率、百分率などの計算ができる能力
コンピュータスキルMicrosoft Windows、Word、Excel、PowerPointを使用し、必要に応じて顧客レポートを作成できる能力
その他条件SAPまたはSAP B1の経験は必須ではありませんが、あれば尚可
国際取引または物流関連の実務経験3年以上
日本語スキルは必須ではありませんが、あれば尚可
年収目安：～$70K
週3日出社／週2日在宅勤務のハイブリッド勤務体制
勤務時間
標準勤務時間：午前9時～午後5時（週35時間勤務）
以下の勤務パターンも可能です：8:00～16:00
9:00～17:00
10:00～18:00
Requirements
C) Experience / Minimum Qualifications Needed
Language Skills
- Ability to read, analyze, and interpret general business documents, forms, and instructions in English and Japanese.
- Ability to write reports, business correspondence, and procedure manuals in English and Japanese.
- Ability to communicate verbally and in writing to individuals and groups in English and Japanese.
- Ability to effectively deliver presentations to Managers, Staff, Clients, and the general public in English and Japanese.
Mathematical Skills
- Ability to calculate figures and amounts such as discounts, interest, commissions, proportions, percentages.
Computer Skills
- Ability to use a computer and such applications as Microsoft Windows, Word, Excel, and PowerPoint and be able to design customer reports as necessary.
Additional Information
- Experience with SAP/SAP B1 not necessary but a plus
- 3 years of experience with international trading/logistics
- Japanese language not necessary but a plus
- Salary of up to $70K
- Hybrid work schedule: 3 days in the office / 2 days work from home
Work Hours
Typical hours are from 9:00 AM to 5:00 PM (35-hour work week).
Work schedule may be adjusted as follows:
Work schedule may be adjusted as follows:
- 8:00 AM – 4:00 PM
- 9:00 AM – 5:00 PM
- 10:00 AM – 6:00 PM
