Our client, an IT / System Integrator company, is seeking an experienced and motivated Senior HR Specialist to oversee the full spectrum of HR operations, including recruitment, payroll, benefits administration, labor law compliance, performance management, and HR administration.

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• Lead recruitment for professional and administrative roles, including creating hiring strategies, developing job descriptions, managing staffing agencies, conducting screening interviews, drafting offer letters, and guiding the selection process through acceptance.
• Conduct background checks.
• Coordinate with immigration lawyers for work visas and trainee visas, including planning training programs when required.

• Prepare payroll data and coordinate with payroll vendors, ensuring compliance with federal and state overtime regulations.
• Manage payroll deductions for health insurance, 401(k), and commuting benefits.
• Provide payroll data to CPA for gross-up calculations and transfer to ADP.
• Respond to unemployment inquiries from the Department of Labor.
• Process changes for new hires, promotions, terminations, and other staffing adjustments.

• Manage monthly contributions tied to payroll data.
• Prepare required IRS compliance forms and returns.
• Conduct annual reviews of the 401(k) plan.

• Maintain and update employee information with insurance providers.

• Ensure compliance with federal, state, and local labor laws and employment regulations.
• Maintain compliance with wage and hour classifications (exempt/non-exempt), minimum wage, and overtime rules.
• Administer FMLA, PFL, ACA accommodation requests, and disability claims (short- and long-term).
• Maintain and update the Employee Handbook.
• Prepare and distribute HR communications, reports, and presentations as needed.

• Schedule, prepare, and conduct annual performance and salary reviews.
• Support strategic compensation initiatives to attract, retain, and develop talent aligned with company goals.

• Conduct new hire orientations.
• Maintain accurate HRIS data.
• Provide employment verification via phone, email, fax, and mail.
• Support international employee transfers, including visa arrangements and relocation assistance.
• Conduct exit interviews and complete termination paperwork.
• Track, file, and send compliance training reminders.

• Report directly to the VP of Corporate Planning & Operations, CFO, COO, or other designees appointed by the President & CEO.

当社クライアントであるIT／システムインテグレーター企業では、採用活動、給与計算、福利厚生管理、労務コンプライアンス、パフォーマンスマネジメント、人事関連の管理業務など、人事業務全般を統括できる経験豊富かつ意欲的なシニア人事スペシャリストを募集しています。

 
主な業務内容
採用・タレントアクイジション


プロフェッショナル職および事務職の採用活動をリードし、採用戦略の策定、職務記述書の作成、人材紹介会社との連携、スクリーニング面接、オファーレター作成、内定までの選考プロセス管理を行う。


バックグラウンドチェックの実施。


必要に応じて移民弁護士と連携し、就労ビザや研修生ビザの取得、研修プログラムの立案を行う。
給与計算業務


給与データの作成および給与計算ベンダーとの調整、連邦法・州法に基づく残業計算を含む給与処理の実施。


健康保険、401(k)、通勤手当等の給与控除管理。


CPA（公認会計士）への給与データ提供（グロスアップ計算を含む）およびADPへのデータ転送。


労働局（DOL）からの失業保険関連の照会対応。


新規採用、昇進、退職、その他人事異動に伴う各種手続き。
福利厚生管理

401(k) 管理


給与データに基づく毎月の拠出金管理。


IRS（米国内国歳入庁）規定に準拠した必要書類・申告書の作成。


401(k) プランの年次レビュー実施。

健康保険


健康保険提供会社への従業員情報の維持・更新。
労務コンプライアンス


連邦、州、地方の労働法および雇用・福利厚生関連法令の遵守。


職種区分（Exempt／Non-Exempt）、最低賃金、残業規定の遵守。


FMLA、PFL、ACAに基づく合理的配慮要請への対応、および短期・長期障害（Disability）申請の管理。


就業規則（Employee Handbook）の維持・更新。


必要に応じて人事関連の通知、報告書、プレゼンテーションの作成・配布。
パフォーマンス評価・報酬管理


年次のパフォーマンスレビューおよび給与査定のスケジュール設定、準備、実施。


優秀な人材の確保・定着・育成を目的とした戦略的報酬制度の改善に参画。
人事管理業務


新入社員オリエンテーションの実施。


HRIS（人事情報システム）上の従業員データ管理。


電話、メール、FAX、郵送による在職証明書の発行。


海外グループ会社からの赴任者受け入れ支援（就労ビザ取得、生活立ち上げ支援、個人所得税申告サポートを含む）。


退職面談の実施および退職関連書類の作成。


コンプライアンス研修の記録・管理およびリマインド送付。
報告体制


コーポレートプランニング＆オペレーション担当VP、CFO、COO、または必要に応じて社長・CEOが指名する他の担当者に報告。

• Bachelor’s degree required; degree in Human Resources preferred.
• 5+ years of HR experience, ideally as an HR Specialist.
• Strong knowledge of HR processes, systems, and employment law.
• Experience with payroll systems (e.g., ADP) and benefits administration.
• Excellent interpersonal, organizational, and communication skills.
• Passion for employee engagement and company culture building.

応募資格


学士号必須（人事関連分野の学位をお持ちの方は尚可）


人事スペシャリストとしての経験を含む、5年以上の人事業務経験


人事業務プロセス、システム、雇用関連法規に関する深い知識


給与計算システム（例：ADP）および福利厚生管理の経験


優れた対人能力、組織力、コミュニケーション能力


従業員エンゲージメントや企業文化の醸成に情熱を持って取り組める方