A U.S. food manufacturer with over 30 years of experience delivering traditional Japanese cuisine to clients around the world is seeking a Sales Administrator to join its Sales & Marketing team. Under the direction of the Assistant Sales Manager, this position provides administrative and operational support to ensure the sales team can focus on business development and client engagement. This is a collaborative and detail-oriented role that bridges communication between departments and customers.

Key Responsibilities:

Generate and process sales orders and invoices; send confirmations to customers


Coordinate with logistics to monitor and communicate shipment schedules (ETA/ETD)


Maintain and file daily sales documentation (Sales Orders, Invoices, Credit Memos, etc.)


Monitor inventory levels and coordinate product transfers aligned with sales plans


Prepare weekly and monthly sales reports (e.g., closing summaries, credit memos, collections)


Communicate effectively with departments such as Logistics, Production, and Quality Control


Assist in preparing sales samples and promotional materials


Analyze and compile sales data for team use


Support sales meetings by reserving rooms, preparing documents/samples, and serving beverages


Answer and direct incoming phone calls professionally


Create and maintain standard operating procedures (SOPs)


Perform other duties as assigned

Translation (日本語訳についての注意事項) 以下の日本語訳は、情報を正確に伝えることを目的としていますが、翻訳上の解釈や表現に誤りが含まれる場合があります。その際は、英語原文が優先されるものとします。内容に関して疑義が生じた場合、または解釈に不明点がある場合には、英語版を基準としてご確認いただきますようお願いいたします。クライアントより提供された公式な職務内容は、面接前に候補者の方へ共有いたします。

The official job description provided by our client will be shared with the candidate prior to the interview.

職種名：
セールスアドミニストレーター

部署：
営業・マーケティング部門

上司：
営業・マーケティング アシスタントマネージャー

雇用形態：
フルタイム（非免除／Non-Exempt）

勤務スケジュール：
会社の業務ニーズに応じて調整
職務概要：

米国食品メーカーでは、30年以上にわたり伝統的な日本食を世界中の顧客に提供してきました。このたび、営業チームを支援する営業サポートアドミニストレーターを募集します。営業・マーケティング アシスタントマネージャーの指導のもと、営業チームが販売活動に専念できるよう、さまざまな業務支援を行っていただきます。社内外との調整や事務業務を円滑にこなせる、細やかな気配りが求められるポジションです。
主な業務内容：


受注・請求書の発行および確認書の送付


出荷予定（ETA/ETD）についてロジスティクス部門と連携し、顧客へ案内


売上関連の書類（SO、Invoice、CM、デビットメモ等）の日次ファイリング


製品の在庫レベルを確認し、販売計画に基づいた製品の移動を手配


売上に関する週次・月次レポート作成（締め処理、CMレポート、回収報告など）


ロジスティクス、製造、品質管理などの他部門との連携


販促資料やサンプルの準備


売上データの分析と資料作成


営業関連会議の準備（会議室予約、資料・サンプル準備、お茶出しなど）


電話対応


SOP（標準業務手順書）の作成・更新


その他関連業務
応募資格・スキル：


準学士号以上


Microsoft Office（特にWord、Excel、PowerPoint）の基本操作スキル


優れたコミュニケーション能力（口頭・書面）と対人スキル


マルチタスク能力と高い整理整頓力


細部への注意力、時間管理スキル、柔軟な対応力

Qualifications & Skills:

Associate degree or higher


Proficiency in Microsoft Office, especially Word, Excel, and PowerPoint


Strong verbal and written communication skills


Excellent organizational and multitasking abilities


High attention to detail and ability to meet deadlines


Flexibility and adaptability in a dynamic work environment