Position Summary

The successful candidate will be responsible for supporting both the accounts payable and receivable processes, as well as performing a variety of administrative duties to help ensure the efficient day-to-day operation of the office. This includes payment processing, vendor and client communication, order handling, and general office support.


Key Responsibilities

Accounts Payable/Receivable Duties:Process vendor invoices and employee expense reports; create bills in the accounting system
Complete payment processing, resolve discrepancies, and report overdue invoices
Maintain accurate vendor and employee records in the system
Prepare bill payment reports for management review
Record and reconcile transactions from bank accounts and company credit cards
Prepare and file sales and use tax reports to the state
Create and send invoices to clients in a timely manner
Follow up with customers and vendors regarding payment or order inquiries

Order Processing & Coordination:Process orders, request shipments from storage, and coordinate delivery logistics
Collaborate with the sales team to monitor active purchase orders and ensure timely completion
Handle order entry and invoice creation using systems such as NetSuite or similar platforms
Support Amazon order fulfillment or similar e-commerce platforms

Administrative Support:Perform general office duties such as filing, copying, scanning, and binding
Update employee work and holiday schedules for payroll processing
Communicate with internal teams and external vendors or clients in a professional and efficient manner
Assist in resolving operational issues and support smooth office functions

会社概要

ニューヨーク市のトレンディで協力的なオフィス環境を持つ国際的な商品取扱企業では、経理アシスタント（買掛・売掛）および一般事務スタッフを募集しています。本ポジションは、経理業務の円滑な運営およびオフィスの管理業務を支える重要な役割を担います。
ポジション概要

このポジションでは、買掛金および売掛金に関する業務サポートに加え、日々のオフィス運営を支える様々な一般事務を担当していただきます。具体的には、支払処理、取引先とのやり取り、受注対応、そして事務業務全般が含まれます。
主な業務内容
経理業務（買掛・売掛）:


ベンダー請求書や従業員経費レポートの処理、会計システムへの伝票作成


支払処理、差異の確認、未払い請求の報告


ベンダーおよび従業員情報の正確なデータ管理


支払予定レポートの作成およびマネージャーへの提出


銀行口座や会社クレジットカードの取引記録の入力・照合


州への売上税および利用税レポートの作成と申告処理


顧客への請求書作成とタイムリーな送付


顧客やベンダーからの支払・受注に関する問い合わせ対応
受発注業務・調整:


受注処理、倉庫への出荷依頼、配送スケジュールの調整


営業チームと連携し、アクティブな発注の進捗確認および納期管理


NetSuiteなどのシステムを使用した注文入力や請求書発行


Amazon向けの受注処理や同様のECプラットフォームのサポート
一般事務サポート:


書類整理、コピー、スキャン、ファイリング、製本などの事務作業全般


従業員の勤務状況・休日スケジュールの更新および給与計算会社への報告


社内外の関係者との円滑かつ丁寧なコミュニケーション対応


オペレーション上の課題解決をサポートし、オフィス業務の円滑化を図る

Qualifications

Education & Experience:Associate’s degree or equivalent required
1–3 years of experience in accounts payable/receivable or administrative roles
Experience using accounting and ERP systems (e.g., NetSuite) preferred
Familiarity with Amazon order processing or similar e-commerce systems is a plus

Skills:

Strong attention to detail and a numbers-oriented mindset
Proficiency in Microsoft Office Suite and financial/accounting software
Excellent time management and multitasking abilities
Effective communication and interpersonal skills
Problem-solving mindset with the ability to make quick, sound decisions
Team-oriented with a professional and positive attitude


Work Conditions:Based in our NYC head office
Flexibility in schedule and task assignments based on business needs


If you are dependable, detail-oriented, and enjoy working in a dynamic environment where finance meets operations, we encourage you to apply.




Location: Head Office – New York City
Reports To: Executive Vice President

応募資格・求める人物像

学歴・経験


短大卒またはそれに準ずる資格


経理や一般事務における1〜3年程度の実務経験


NetSuite等の会計・ERPシステムの使用経験者歓迎


Amazon受注処理の経験があれば尚可

スキル


Microsoft Office（特にExcel）に習熟している方


数字に強く、細かい作業を丁寧にこなせる方


マルチタスクが得意で、優先順位をつけて効率的に作業できる方


チームワークを大切にし、様々な部署と良好な関係を築ける方


自ら問題を発見し、柔軟に対応・改善できる方


英語での基本的な読み書きやメール対応ができる方
勤務時間・その他


ニューヨーク市の本社オフィス勤務


フルタイム（勤務時間はビジネスニーズに応じて柔軟に対応）


オンサイト勤務（リモート不可）


長期的に安定して働ける方歓迎

丁寧で責任感のある方、成長意欲のある方のご応募をお待ちしております。



Job Type: Full-Time